Polityka Prywatności

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, jak gromadzimy, wykorzystujemy, przetwarzamy oraz chronimy Twoje dane osobowe podczas korzystania z naszej strony internetowej oraz usług agencji eventowej "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK. Dokument został przygotowany z myślą o przejrzystości, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności RODO, tak abyś dokładnie wiedział, w jaki sposób dbamy o Twoje informacje.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK – profesjonalna agencja eventowa zarejestrowana i działająca na terenie Polski, specjalizująca się w organizacji ekskluzywnych wydarzeń biznesowych i prywatnych na terenie całego kraju. Jako administrator odpowiadamy za zgodne z prawem i bezpieczne przetwarzanie Twoich danych oraz realizację przysługujących Ci praw.

3. Zakres gromadzonych danych

Gromadzimy wyłącznie dane osobowe niezbędne do realizacji konkretnych celów, w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane firmowe (nazwa firmy, NIP, stanowisko, dział),
• informacje dotyczące planowanego wydarzenia (rodzaj eventu, liczba gości, preferowany termin, lokalizacja, budżet),
• dane przekazywane dobrowolnie w treści wiadomości lub podczas konsultacji, o ile są niezbędne do przygotowania oferty lub realizacji usług.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być konieczne do przygotowania wyceny, rezerwacji terminu lub zawarcia i wykonania umowy.

4. Cele przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• realizacja usług związanych z planowaniem i organizacją wydarzeń,
• przygotowanie spersonalizowanych ofert współpracy i kosztorysów,
• kontakt telefoniczny lub mailowy w odpowiedzi na zapytania, formularze oraz prośby o konsultację,
• obsługa rezerwacji terminów, spotkań i konsultacji,
• obsługa zgłoszeń, reklamacji i zapytań dotyczących usług,
• prowadzenie marketingu bezpośredniego naszych usług (w tym wysyłka newslettera, informacji o wydarzeniach, inspiracjach eventowych i ofertach specjalnych – wyłącznie na podstawie udzielonej zgody),
• prowadzenie analiz statystycznych, optymalizacja strony internetowej oraz poprawa jakości obsługi klienta,
• wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w tym obowiązków podatkowych i rachunkowych.

5. Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO, w szczególności na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, m.in. na otrzymywanie informacji marketingowych i newslettera,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do zawarcia i realizacji umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem (np. przygotowanie oferty, rezerwacja terminu),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, m.in. w zakresie przechowywania dokumentów księgowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora, takich jak dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa strony, utrzymanie wysokich standardów obsługi klienta oraz prowadzenie ograniczonych działań analitycznych i marketingowych.

6. Przekazywanie danych osobowych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym partnerom biznesowym i podwykonawcom, z którymi współpracujemy przy realizacji wydarzeń, w zakresie niezbędnym do świadczenia usług na najwyższym poziomie. Dotyczy to w szczególności:

• dostawców usług technicznych i IT, hostingu oraz systemów do obsługi korespondencji,
• podwykonawców zaangażowanych w organizację eventu, takich jak obiekty eventowe, firmy cateringowe, dostawcy oprawy audiowizualnej, dekoratorzy, przewoźnicy, hotelarze,
• doradców prawnych, podatkowych i księgowych, jeżeli jest to niezbędne do obsługi rozliczeń i realizacji obowiązków prawnych.

W każdym przypadku przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych lub innych właściwych podstaw prawnych. Nie sprzedajemy Twoich danych osobowych ani nie udostępniamy ich podmiotom trzecim w celach niezwiązanych z realizacją naszych usług.

7. Bezpieczeństwo danych

Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Twoje dane przed dostępem osób nieupoważnionych, utratą, zniszczeniem, ujawnieniem lub nieuprawnioną modyfikacją. Obejmują one między innymi:

• stosowanie rozwiązań szyfrujących oraz bezpiecznych połączeń,
• regularną aktualizację systemów i narzędzi informatycznych,
• dostęp do danych wyłącznie dla upoważnionych osób oraz partnerów,
• stosowanie procedur wewnętrznych dotyczących ochrony danych i poufności informacji.

Pomimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, każde korzystanie z Internetu wiąże się z ryzykiem, dlatego zachęcamy do zachowania ostrożności, w szczególności w zakresie udostępniania swoich danych oraz dostępu do skrzynki e-mail.

8. Czas przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa. W szczególności:

• dane związane z realizacją umowy i rozliczeniami – przez okres trwania współpracy, a następnie przez czas wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• dane niezbędne do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo sprostowania (poprawiania) danych, jeżeli są nieaktualne lub nieprawidłowe,
• prawo żądania usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadku spełnienia warunków określonych w przepisach,
• prawo ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych do innego administratora, w zakresie przewidzianym przez RODO,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza obowiązujące przepisy.

10. Pliki cookies i technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie śledzące w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, poprawy komfortu korzystania z serwisu, analizowania ruchu, a także personalizacji wyświetlanych treści i komunikatów marketingowych.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów stosowanych plików cookies, okresów ich przechowywania, sposobu zmiany ustawień przeglądarki oraz podstaw prawnych wykorzystania cookies znajdują się w odrębnej Polityce Cookies.

11. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizowania treści niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmian prawnych, technologicznych lub organizacyjnych, a także w celu odzwierciedlenia rozwoju naszych usług. Zmieniona wersja Polityki będzie publikowana na stronie internetowej pod aktualnym adresem, z odpowiednią datą aktualizacji. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią dokumentu.

12. Kontakt z administratorem

W przypadku pytań związanych z przetwarzaniem danych osobowych, chęci realizacji przysługujących Ci praw lub uzyskania dodatkowych informacji na temat zasad ochrony prywatności w "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK, możesz skontaktować się z nami:

• mailowo – korzystając z adresu wskazanego na stronie,
• za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie Kontakt.

Odpowiemy na Twoje zgłoszenie z należytą starannością, dbając o zachowanie poufności wszelkich przekazywanych informacji.