Regulamin "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK

1. Wstęp

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady świadczenia usług przez agencję eventową "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK, warunki korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem https://movingeventlife.com oraz prawa i obowiązki Klientów korzystających z naszych usług.

Regulamin ma na celu zapewnienie przejrzystych, eleganckich i profesjonalnych standardów współpracy, adekwatnych do charakteru organizowanych przez nas wydarzeń – w szczególności wydarzeń korporacyjnych, konferencji, premier produktów, gal, uroczystości prywatnych oraz ekskluzywnych przyjęć okolicznościowych.

Korzystając z serwisu "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK lub składając zapytanie dotyczące organizacji wydarzenia, Klient oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem, akceptuje jego treść i zobowiązuje się do jego przestrzegania. Regulamin stanowi integralną część każdej zawieranej z nami Umowy.

2. Definicje

Dla potrzeb niniejszego Regulaminu poniższe pojęcia oznaczają:

• Usługodawca / Agencja / "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK – podmiot prowadzący profesjonalną działalność w zakresie planowania, projektowania i realizacji wydarzeń, operujący pod marką "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK, świadczący usługi na terenie Polski oraz, w uzasadnionych przypadkach, poza jej granicami.
• Serwis – strona internetowa "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK dostępna pod adresem https://movingeventlife.com, w szczególności jej podstrony: /about/, /services/, /corporate/, /private/, /testimonials/, /blog/, /faq/, /contact-us/, /privacy-policy/, /cookie-policy/, /terms-and-conditions/, /thank-you/.
• Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która korzysta z Serwisu, składa zapytanie ofertowe, zawiera Umowę z Usługodawcą lub w inny sposób korzysta z naszych usług.
• Umowa – umowa o świadczenie usług eventowych zawarta pomiędzy Klientem a Usługodawcą, określająca zakres, parametry, budżet, termin i inne warunki realizacji konkretnego wydarzenia. Umowa może być zawarta w formie pisemnej, dokumentowej (np. e-mail) lub elektronicznej, zgodnie z uzgodnieniami Stron.
• Usługi – wszelkie usługi świadczone przez Usługodawcę na rzecz Klienta, w tym w szczególności: projektowanie i produkcja wydarzeń, koordynacja i obsługa, doradztwo eventowe, kreacja koncepcji, stylizacja przestrzeni, dobór podwykonawców (m.in. catering, nagłośnienie, oświetlenie, dekoracje, atrakcje, scenografia), komunikacja z gośćmi oraz inne usługi dodatkowe określone w Umowie.
• Wydarzenie – indywidualnie zaprojektowane wydarzenie organizowane dla Klienta przez Usługodawcę, w szczególności: eventy korporacyjne, konferencje, kongresy, szkolenia, premiery produktów, gale, bankiety, jubileusze firmowe, wesela, przyjęcia prywatne, rocznice, urodziny, ekskluzywne kolacje i inne uroczystości.
• Zapytanie – pierwsza forma kontaktu Klienta z Usługodawcą w sprawie organizacji Wydarzenia, przesłana w szczególności za pomocą formularza kontaktowego w Serwisie (/contact-us/), pocztą elektroniczną, telefonicznie lub inną uzgodnioną drogą komunikacji.
• Oferta – indywidualna propozycja współpracy przedstawiona Klientowi przez Usługodawcę, zawierająca co najmniej wstępny zarys koncepcji Wydarzenia, zakres Usług, orientacyjny budżet i warunki realizacji.
• Strony – łącznie Usługodawca i Klient, będący stronami danej Umowy.
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

3. Zakres i charakter świadczonych usług

"FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK specjalizuje się w kompleksowej organizacji premium wydarzeń na terenie całej Polski. Nasze usługi obejmują w szczególności:

1. Wydarzenia korporacyjne i biznesowe – w tym: konferencje, kongresy, spotkania zarządów, wyjazdy integracyjne, spotkania motywacyjne, premiery i prezentacje produktów, gale, bankiety, jubileusze firmowe, otwarcia przestrzeni (np. showroomy, biura, hotele), a także wydarzenia employer branding.
2. Ekskluzywne wydarzenia prywatne – w tym: wesela, przyjęcia zaręczynowe, rocznice, urodziny, prywatne gale, kameralne kolacje, koktajle, wydarzenia rodzinne oraz inne uroczystości o charakterze prestiżowym.
3. Projektowanie koncepcji i scenariuszy – tworzenie kreatywnej i spójnej koncepcji Wydarzenia, obejmującej storytelling, dobór lokalizacji, stylizację, elementy artystyczne, program sceniczny, doświadczenia gości oraz identyfikację wizualną.
4. Produkcja i koordynacja – kompleksowa obsługa logistyczna, techniczna i organizacyjna, w tym m.in. dobór oraz nadzór nad podwykonawcami, przygotowanie harmonogramów, nadzór nad montażem i demontażem, koordynacja dnia Wydarzenia.
5. Stylizacja, scenografia i dekoracje – dobór aranżacji przestrzeni, oświetlenia, kwiatów, mebli eventowych, tkanin, elementów scenograficznych oraz innych detali, które tworzą unikalny, luksusowy charakter Wydarzenia.
6. Dodatkowe usługi – m.in. obsługa foto i video, kreacje multimedialne, oprawa muzyczna, atrakcje specjalne, hostessy, prowadzący, obsługa VIP, transport gości, zakwaterowanie, projektowanie zaproszeń i komunikacji z uczestnikami.

Charakter współpracy ma zawsze wymiar indywidualny i szyty na miarę. Zakres konkretnych usług, poziom zaangażowania oraz podział odpowiedzialności pomiędzy Stronami każdorazowo określany jest w Umowie lub potwierdzeniu ustaleń przesłanym Klientowi (np. wiadomość e-mail).

Realizacja Usług odbywa się w etapach, które – w zależności od skali Wydarzenia – mogą obejmować m.in. fazę koncepcyjną, planistyczną, produkcyjną, testową oraz realizacyjną. Harmonogram prac, kamienie milowe i obowiązki Stron określone są w Umowie lub w załączanych do niej dokumentach (np. harmonogram, specyfikacja techniczna).

4. Warunki składania i realizacji zamówień

4.1. Składanie zapytań

Klient może zainicjować współpracę z "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK poprzez złożenie Zapytania, w szczególności za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie pod adresem /contact-us/, a także telefonicznie lub e-mailowo. Dla zachowania wysokiej jakości obsługi prosimy o możliwie szczegółowe wskazanie oczekiwań, w tym m.in. rodzaju Wydarzenia, szacowanej liczby gości, preferowanego miasta/regionu, wstępnego terminu oraz budżetu.

4.2. Konsultacje i doprecyzowanie potrzeb

Po otrzymaniu Zapytania Usługodawca kontaktuje się z Klientem w celu przeprowadzenia wstępnej konsultacji, doprecyzowania oczekiwań oraz przedstawienia możliwych scenariuszy współpracy. Konsultacje mogą odbywać się zdalnie (online/telefonicznie) lub stacjonarnie, w uzgodnionym miejscu.

4.3. Przygotowanie i akceptacja Oferty

Na podstawie ustaleń z Klientem Usługodawca przygotowuje indywidualną Ofertę obejmującą w szczególności zakres Usług, proponowaną koncepcję, orientacyjny budżet, sugerowaną lokalizację i termin realizacji. Oferta może zostać przedstawiona w kilku wariantach cenowo-koncepcyjnych. Okres ważności Oferty wskazany jest w jej treści; po jego upływie Oferta może wymagać aktualizacji.

Przyjęcie Oferty przez Klienta stanowi podstawę do przygotowania i zawarcia Umowy lub – w przypadku mniejszych projektów – może zostać uznane za zawarcie Umowy w formie dokumentowej.

4.4. Finalizacja zamówienia i etapowość prac

Zamówienie jest uznane za przyjęte do realizacji w momencie zawarcia Umowy oraz spełnienia warunków finansowych określonych w sekcji „Płatności i warunki rozliczeń” (np. terminowa wpłata zadatku). Od tego momentu Usługodawca rozpoczyna szczegółowe planowanie i produkcję Wydarzenia zgodnie z harmonogramem.

W toku współpracy Strony mogą organizować spotkania statusowe i konsultacje, podczas których doprecyzowywane są elementy Wydarzenia (np. menu, agenda, scenografia, atrakcje). Każda istotna modyfikacja zakresu Usług, budżetu lub terminu wymaga akceptacji obu Stron i – w razie potrzeby – podpisania aneksu do Umowy.

4.5. Indywidualizacja oferty

"FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK świadomie unika szablonowych rozwiązań. Każde Wydarzenie projektujemy w oparciu o indywidualne potrzeby Klienta, charakter marki (w przypadku wydarzeń biznesowych) lub osobistą historię (w przypadku uroczystości prywatnych). Zakres personalizacji może obejmować m.in. dedykowaną identyfikację wizualną, niestandardowe lokalizacje, autorską scenografię, customowe atrakcje oraz niestandardowe rozwiązania logistyczne.

5. Płatności i warunki rozliczeń

5.1. Zasady ogólne

Szczegółowe zasady rozliczeń finansowych określane są w Umowie zawartej pomiędzy Stronami. Co do zasady, wynagrodzenie Usługodawcy obejmuje honorarium za kreację i koordynację oraz budżet produkcyjny związany z realizacją Wydarzenia, chyba że Strony ustalą inaczej.

5.2. Zadatek i płatności etapowe

Warunkiem rozpoczęcia realizacji Wydarzenia jest uiszczenie przez Klienta zadatku w wysokości określonej w Umowie lub Ofercie. Zadatek pełni funkcję zabezpieczenia interesów obu Stron i zaliczany jest na poczet końcowego wynagrodzenia.

Pozostała część wynagrodzenia może być płatna w transzach, zgodnie z harmonogramem wskazanym w Umowie (np. kolejne procenty na etapie potwierdzenia podwykonawców, zamknięcia listy gości, przed samym Wydarzeniem). Wysokość i terminy płatności mogą się różnić w zależności od skali i charakteru projektu.

5.3. Rodzaje dokumentów i terminy

Usługodawca wystawia na rzecz Klienta odpowiednie dokumenty księgowe (m.in. faktury VAT), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Terminy płatności wskazane są każdorazowo na fakturze lub w Umowie. Niedotrzymanie terminu płatności może skutkować naliczeniem odsetek ustawowych za opóźnienie oraz – w skrajnych przypadkach – wstrzymaniem realizacji części lub całości Usług do czasu uregulowania należności.

5.4. Rozliczenie końcowe

Po zakończeniu Wydarzenia Usługodawca może przygotować szczegółowe rozliczenie końcowe obejmujące m.in. koszty rzeczywiście zrealizowanych usług i wykorzystanych zasobów. Ewentualne różnice pomiędzy budżetem wstępnym a kosztami końcowymi są rozliczane w terminie wskazanym w Umowie. Klient zobowiązuje się do terminowej zapłaty wszelkich należności wynikających z rozliczenia końcowego.

6. Zmiany, anulacje i reklamacje

6.1. Zmiany po stronie Klienta

Klient ma prawo wnioskować o wprowadzenie zmian do Wydarzenia po podpisaniu Umowy, w szczególności w zakresie: liczby gości, konfiguracji przestrzeni, programu artystycznego, scenografii czy elementów logistycznych. Każda zmiana może mieć wpływ na budżet, harmonogram i dostępność podwykonawców. Wprowadzenie zmian wymaga pisemnego potwierdzenia (również w formie e-mail) i, w razie potrzeby, aktualizacji budżetu oraz podpisania aneksu.

6.2. Anulowanie lub przeniesienie terminu Wydarzenia

W przypadku rezygnacji Klienta z realizacji Wydarzenia lub konieczności jego przeniesienia na inny termin zastosowanie mają szczegółowe zapisy Umowy. Zasadniczo:

• zadatek wpłacony przez Klienta co do zasady nie podlega zwrotowi, chyba że Strony postanowią inaczej,
• jeżeli na dzień rezygnacji Usługodawca poniósł już koszty związane z przygotowaniem Wydarzenia (np. zaliczki na podwykonawców, przygotowanie projektów), Klient zobowiązany jest do ich pokrycia,
• w przypadku przeniesienia Wydarzenia na inny termin Strony podejmą w dobrej wierze działania, aby wykorzystać dokonane dotychczas rezerwacje i projekty, z uwzględnieniem dostępności lokalizacji i podwykonawców.

6.3. Odwołanie Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Stron

W sytuacjach, w których realizacja Wydarzenia staje się niemożliwa lub znacznie utrudniona z powodu okoliczności niezależnych od Stron (np. nagłe ograniczenia prawne, klęski żywiołowe, poważne zagrożenie bezpieczeństwa), zastosowanie mają postanowienia dotyczące siły wyższej opisane w sekcji „Odpowiedzialność i ograniczenia”.

6.4. Reklamacje

Klient ma prawo zgłoszenia reklamacji dotyczącej sposobu realizacji Usług. Reklamacja powinna zostać złożona w formie pisemnej (w tym e-mail) w rozsądnym terminie, nie dłuższym niż 14 dni od dnia zakończenia Wydarzenia lub ujawnienia nieprawidłowości.

Reklamacja powinna zawierać co najmniej: dane identyfikujące Klienta, opis zastrzeżeń, datę Wydarzenia oraz zakres roszczenia. Usługodawca zobowiązuje się rozpatrzyć reklamację w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania, przedstawiając Klientowi odpowiedź wraz z uzasadnieniem. W przypadku potrzeby uzupełnienia informacji termin ten może ulec odpowiedniemu przedłużeniu, o czym Klient zostanie poinformowany.

7. Odpowiedzialność i ograniczenia

7.1. Zakres odpowiedzialności Usługodawcy

Usługodawca odpowiada za profesjonalne, staranne i zgodne z Umową świadczenie Usług, z uwzględnieniem charakteru Wydarzenia oraz uzgodnionych standardów jakości. Naszą rolą jest koordynacja i nadzór nad przebiegiem Wydarzenia oraz wspieranie Klienta w osiągnięciu założonych celów biznesowych lub prywatnych.

Odpowiedzialność Usługodawcy obejmuje szkody rzeczywiście poniesione, pozostające w normalnym związku przyczynowym z nienależytym wykonaniem Umowy. O ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej, odpowiedzialność Usługodawcy nie obejmuje utraconych korzyści Klienta.

7.2. Podwykonawcy

W procesie realizacji Wydarzeń Usługodawca korzysta z usług wyselekcjonowanych, profesjonalnych podwykonawców (m.in. dostawcy techniki, cateringu, dekoracji, artystów). Odpowiedzialność za ich działania i zaniechania względem Klienta określona jest w Umowie, przy czym "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK dokłada najwyższej staranności w doborze partnerów oraz nadzorze nad ich pracą.

7.3. Siła wyższa

Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich zobowiązań wynikających z Umowy, jeżeli jest ono spowodowane działaniem siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie nagłe, zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia lub zapobieżenia, w szczególności: klęski żywiołowe, wojny, zamieszki, akty terroryzmu, epidemie, nagłe akty władz publicznych, blokady komunikacyjne lub długotrwałe przerwy w dostawach mediów.

Strona dotknięta działaniem siły wyższej jest zobowiązana niezwłocznie poinformować o tym drugą Stronę, a Strony podejmą w dobrej wierze działania zmierzające do ograniczenia negatywnych skutków zdarzenia i wypracowania nowego modelu realizacji Wydarzenia (np. zmiana terminu, formuły, lokalizacji).

7.4. Odpowiedzialność Klienta

Klient ponosi odpowiedzialność za zachowanie swoich gości oraz osób, za które odpowiada, w trakcie Wydarzenia, w szczególności za szkody wyrządzone w mieniu lokalizacji, podwykonawców lub osób trzecich. Klient zobowiązuje się również do przekazywania Usługodawcy prawdziwych i kompletnych informacji niezbędnych do prawidłowej organizacji Wydarzenia.

8. Ochrona danych osobowych

Usługodawca przetwarza dane osobowe Klientów oraz innych osób zaangażowanych w Wydarzenie (np. uczestników, prelegentów, gości VIP) zgodnie z przepisami RODO oraz krajowymi regulacjami w zakresie ochrony danych osobowych.

Szczegółowe informacje dotyczące celów, podstaw prawnych, zakresu i okresu przetwarzania danych osobowych, a także przysługujących osobom, których dane dotyczą, praw (np. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu) znajdują się w naszej polityce prywatności dostępnej w Serwisie pod adresem /privacy-policy/.

Usługodawca stosuje adekwatne środki techniczne i organizacyjne zapewniające wysoki poziom bezpieczeństwa danych, odpowiedni do potencjalnych ryzyk, w tym m.in. ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do upoważnionych osób, szyfrowanie wybranych kanałów komunikacji oraz zawieranie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych z podwykonawcami.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych możliwy jest poprzez formularz w zakładce /contact-us/ lub za pośrednictwem danych kontaktowych wskazanych w polityce prywatności.

9. Postanowienia końcowe

Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia wskazanego w sekcji „Wstęp” i ma zastosowanie do wszelkich Umów zawieranych z "FI&LI" SYLWIA KOSIENIAK oraz do korzystania z Serwisu https://movingeventlife.com. Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie, przy czym zmiany te nie mają zastosowania do Umów zawartych przed datą ich wejścia w życie, chyba że Strony postanowią inaczej.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz inne bezwzględnie obowiązujące przepisy.

Wszelkie spory wynikłe w związku z realizacją Umowy Strony zobowiązują się w pierwszej kolejności rozwiązywać w drodze negocjacji prowadzonych w dobrej wierze. W razie braku porozumienia, spór może zostać poddany rozstrzygnięciu właściwego rzeczowo sądu powszechnego w Polsce.

Klient może w każdej chwili skontaktować się z Usługodawcą w sprawach związanych z Regulaminem, Umową lub ofertą, w szczególności za pośrednictwem formularza na stronie /contact-us/. Dodatkowe informacje o naszej działalności, filozofii pracy oraz specjalizacjach można znaleźć w zakładkach /about/, /services/, /corporate/, /private/, /faq/ oraz /blog/.